De belangrijkste kaders voor financieel beleid en beheer zijn vastgelegd in de financiële verordening (art.212) en de actuele Nota Reserves en Voorzieningen. Daarnaast zijn er diverse interne regels vastgesteld ten behoeve van een adequaat financieel beleid en beheer

In de controleverordening (art.213) is de wettelijke verplichte accountantscontrole geregeld. Ten behoeve van de accountantscontrole zal aanvullend jaarlijks een geactualiseerd toetsingskader in de vorm van een controleprotocol door de raad vastgesteld moeten worden. In dat controleprotocol zijn alle laatste wijzigingen in wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en voorschriften, verwerkt. Deze zijn immers niet statisch.

Het  college verricht op grond van artikel 213A onderzoeken  naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het door het college gevoerde bestuur. De verwachting was dat deze wettelijke verplichting zou gaan verdwijnen. De regering is echter tot een heroverweging van het voornemen tot schrappen gekomen. Het wederom oppakken van deze verplichting zal nog verder vorm moeten krijgen.

De Provincie heeft in juni 2016 haar Financieel Verdiepingsonderzoek 2016 afgerond. Hieruit bleken geen bijzondere opmerkingen rondom het financieel beleid en beheer, behoudens de voorwaarde om te (blijven) letten op een structureel meerjarig sluitende begroting. Verder vraagt de vertaling van onderhoudsplannen naar de begroting nog aandacht. Voor wat betreft de begroting 2016 was wederom sprake van repressief toezicht door de Provincie.

Human Resource Management (HRM)

De ingezette verandering over de wijziging van de ambtenarenstatus is merkbaar geweest in de vele wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden en zal wellicht in 2016 een verdere besluitvorming krijgen in de eerste kamer. De verdergaande individualisering van arbeidsvoorwaarden blijft overeind en de ingezette deregulering is helaas nog niet merkbaar op de verscheidenheid in diverse administratieve en ondersteunende processen. De intrede van de WKR (werkkostenregeling) en het IKB (individueel keuze budget) hebben meer werk opgeleverd dan ingeschat. De controlerende taak van de centrale overheid stuurt op een intensivering van decentrale inrichting van informatiebeheer, informatiebeveiliging en op bescherming van de privacy. Dit sterk groeiende aandachtsgebied dient vanaf medio 2017 geformaliseerd te worden en gaat gepaard met een expliciete functieaanwijzingen en/of personele uitbreidingen. Op het gebied van informatiebeleid zal een zogenaamd SIO (Strategisch informatieoverleg) verplicht ingevoerd moeten worden. En gelijktijdig is er meer (beleids- en beheersgerichte) afstemming met de uiteenlopende samenwerkingsverbanden die zijn ontstaan.

Gelijktijdig zal de begroting in 2017 op het terrein van de loonsom verder onder druk komen te staan. De uitbreiding van de personele capaciteit in het sociale domein is op basis van een formatiecalculatie significant opgehoogd. De organisatieontwikkeling wordt voortgezet op een organische manier waarbij natuurlijke momenten gebruikt worden om flexibel in te spelen op de veranderingen. Gepaard en gekoppeld aan Strategische personeelsplanning levert die monitoring een adequaat beeld op van de wensen en noodzakelijkheden om gedurende het jaar op directieniveau te richten en sturen. Naast de te realiseren taakstellingen 2015-2018 is er op basis van de huidige inzichten (VJN2016) hernieuwd een voorziene taakstelling van € 400.000 aan het ambtelijk apparaat worden opgelegd. De druk die daarmee impliciet wordt opgelegd aan een efficiënte bedrijfsvoering zal zeker onder spanning komen te staan. Met de uitdaging om van analoog naar digitaal te bewegen in 2020 zetten we in op een hoog ambitieniveau. Verdergaande persoonlijke ontwikkelingen, trainingen en opleidingen zullen nog noodzakelijkheid worden en gekoppeld worden aan nieuwe vormen van anders leren en kennis. De CAO afspraken voor 2016 zullen een stijging gaan opleveren in de feitelijke lasten en zullen conform afspraak separaat worden benoemd.

In de primaire begroting 2017 is rekening gehouden met een totaal budget “inhuur derden” conform de actuele definities van het CBS (lastencategorie 3.0 - inhuur personeel van derden, waarbij uitsluitend de arbeidskosten op basis van een tarief in rekening worden gebracht; oftewel “uurtje/factuurtje”) van afgerond € 2,393 mln. Hiervan is circa € 1,0 miljoen voor de reguliere inhuur van WSW-medewerkers. Daarnaast is circa € 1,0 miljoen voor inhuur bij sector MAZO/sociaal domein. Meerjarig stabiliseert zich dit op circa € 1,9 miljoen gemeentebreed (waarvan € 1,0 miljoen WSW). De externe inhuur kan onder gecontroleerd toezicht verruimd worden (ten laste van andere budgetten) om tijdelijke werkzaamheden en projecten, anders dan door eigen potentieel te laten uitvoeren. Die integrale afweging en keuze dient per sector en beleidstaak telkenmale gemaakt te worden en zal ook op basis van efficiency getoetst worden. In de nabije toekomst zullen de  mogelijkheden voor insourcing van processen en taakvelden hernieuwd bezien worden.

Planning en control / begrotingsopzet
Deze begroting 2017 borduurt verder op de vorig jaar gekozen nieuwe opzet. Zie ook bij "Aanbieding". Het verder verbeteren van de begroting, daar waar mogelijk, is een continu proces dat in afstemming met de raadswerkgroep hervorming begroting zal worden opgepakt. Daarbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de eisen van de gewijzigde regelgeving die vanaf 2017 van toepassing is.

De urentoerekening van het personeel wordt in beginsel eens per bestuursperiode geactualiseerd. Dit is laatst gebeurd in het voorjaar 2012. De resultaten waren verwerkt in de Najaarsnota 2012. Uitgangspunt was dat, rekening houdend met vakantie etc., 1 fte op jaarbasis 1.450 uren te verdelen heeft. Er zijn in totaliteit circa 512.000 personele uren toegerekend, waarvan circa 15% naar organisatie-overhead, 12% naar sector-overhead en 73% direct ten behoeve van de beleidsvelden en algemene dekkingsmiddelen. Samen met de niet-personeel gerelateerde indirecte kosten (bijvoorbeeld  gebouw, telefonie, automatisering, wagenpark) betekent dit dat circa € 28 miljoen wordt toegerekend naar de beleidsvelden en algemene dekkingsmiddelen. De urentoerekening wordt eind 2016 / begin 2017 gemeentebreed geactualiseerd, rekening houdend met de gewijzigde voorschriften (BBV) per 2017 (alle overhead op 1 taakveld) en andere eisen (o.a. fiscaal).

(Digitale) dienstverlening
Het college is akkoord gegaan met een onderzoek naar regionale samenwerking tussen archiefdiensten (regionaal historisch centrum Limburg en gemeentearchieven Heerlen, Sittard-Geleen en Kerkrade), die moet leiden tot een intensievere samenwerking, kwaliteitsverbetering en betere beheersbaarheid van kosten op het gebied van het beheer en beschikbaarstelling van gemeentelijke archieven. Het onderzoek moet in 2016 zijn afgerond en leiden tot concrete voorstellen.

De traditionele manier van werken, waarbij de correspondentie met burgers en bedrijven exclusief via papier plaatsvond wordt een relict uit het verleden. De rijksoverheid wil dat vanaf 2017 de mogelijkheid bestaat dat de communicatie digitaal wordt afgedaan. Dit zal consequenties hebben voor de inrichting van werkprocessen en het informatiebeheer, ook al omdat de gemeente in veel gevallen als ketenpartner met andere (semi) overheidsbedrijven fungeert. Er zal minder hoeven worden geïnvesteerd in kantoorruimten en fysieke opslag van archieven, er zal meer moeten worden geïnvesteerd in de opslag en het toegankelijk houden van digitale overheidsinformatie.

Werken op afspraak
In 2017 zal het concept werken op afspraak, dat vanaf 2016 bij Burgerplein is ingevoerd, verder gestalte worden gegeven, waarbij kanaalsturing ertoe zal moeten leiden dat er uiteindelijk minder afspraken aan de balie of telefoon zullen worden gemaakt en de burger steeds vaker de weg naar de digitale dienstverlening zal vinden. “Digitaal waar het kan en persoonlijk waar het moet” is hierbij de gedachte. De vraag van burgers en bedrijven blijft hierbij centraal staan.

Interne toetsing
Procesgewijs vindt interne toetsing plaats op de naleving van relevante wet- en regelgeving en de financiële stromen, bijvoorbeeld ten aanzien van personeel/salarissen, investeringen, subsidieverstrekking, belastingen en heffingen, treasury, sociale uitkeringen, bouwvergunningen, publiekszaken, onderwijs, etc. Daarbij wordt voor zover van toepassing rekening gehouden met de eisen die worden gesteld in de Single Information Single Audit (Sisa) – protocollen. Tevens worden de afrekeningen van diverse projectsubsidies getoetst. Waar relevant, mogelijk en zinvol vinden correcties plaats en/of worden de bevindingen gebruikt voor het doorvoeren van procesmatige verbeteringen.

Inkoop en aanbesteden
De bij gelegenheid van de begroting 2016 aangekondigde wijziging van de Aanbestedingswet is per 1 juli 2016 van kracht geworden. Voor zover deze gewijzigde wet daartoe aanleiding geeft zal het vigerende gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid en –protocol van 2016 worden aangepast. In de jaarlijks  terugkerende themadag voor alle met inkoop belaste ambtenaren inkoop- en aanbesteden zal o.a. aandacht worden besteed aan de gewijzigde wet.

Telefonie en Website

Bij gelegenheid van de Voorjaarsnota 2016 zijn middelen beschikbaar gesteld voor de vervanging van de verouderde telefooncentrale en de vervanging van de huidige website. De planning is er op gericht dat beide projecten in het 1^e kwartaal van 2017 worden afgerond.